ВИРТУАЛЬНЫЙ ОФИС: РЕВОЛЮЦИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ БИЗНЕСА

Одна из ведущих компаний в сфере мобильной связи, фирма "Beeper" приступила к внедрению принципиально нового для Украины коммерческого проекта. Он называется "Виртуальный офис" и по сути означает переворот в традиционных представлениях об организации бизнеса.

В двух словах это выглядит следующим образом. Клиент "Виртуального офиса" получает собственный прямой киевский семизначный номер от современной цифровой АТС и квалифицированного секретаря, работающего круглосуточно, без выходных и праздников. Одно из самых очевидных достоинств новой услуги — то, что предприниматель отныне избавлен от необходимости сначала искать телефонизированный офис и опытного секретаря-референта, а затем отдавать деньги за аренду (надо ли напоминать, насколько она в Киеве дорогостояща) и платить пристойную заработную плату. Стоимость услуг "Виртуального офиса" не идет ни в какое сравнение с затратами на традиционную офисную инфраструктуру. За те деньги, что вы ежемесячно будете вносить за услуги компании (основной пакет стоит 45 у. е.), максимум, что можно было бы позволить — это нанять диспетчера на квартирном телефоне, если таковой есть у владельца.

Разумеется, сравнивать техническую оснащенность и возможности виртуального офиса и выучку секретаря, в совершенстве владеющего русским, украинским и английским, с деловыми качествами сидящей у домашнего телефона "пенсионерки" является просто некорректным. Вот лишь часть из того, что выполнит для вас личный секретарь "Виртуального офиса": круглосуточно ответит на все телефонные звонки из любой точки мира; уведомит вас обо всех поступивших звонках на пейджер, а при желании по электронной почте; представится от вашего имени как личный секретарь, секретарь вашей компании или любым другим образом; не только примет сообщения, адресованные вам, но и в соответствии с вашими инструкциями передаст необходимую информацию всем звонящим или же только некоторым, указанным вами, лицам, причем вы можете изменять инструкции в любое время по своему усмотрению; примет факс и уведомит вас о его поступлении; примет и отправит электронную почту, а также отошлет факсимильные сообщения в любую точку мира по низким тарифам через систему "Бипер-Факс"; проинформирует вас о номерах телефонов, с которых поступил звонок.

Вице-президент компании "Бипер" Сэм Рабин не скрывает уверенности в успехе проекта:

-- Мы предлагаем технологию "Виртуальный офис" на фоне необычайного ее успеха на Западе. Украина же с ее большим количеством начинающего малого и среднего бизнеса -- идеальная для этой услуги среда. Мы еще практически не начинали рекламную кампанию, однако уже имеем наплыв клиентов. И каждый из них произносит одну и ту же фразу: "Почему это так дешево стоит?". Ведь все прекрасно знают цену установки телефона в Киеве, а здесь еще такой огромный спектр услуг!.. Хочу обязательно отметить абсолютную конфиденциальность этого вида сервиса. Вообще же "Виртуальный офис" -- идеальная рабочая среда для малого и среднего бизнеса: для туристических компаний, для фирм, занимающихся ремонтом, установкой бронедверей и оконных блоков, для мелких и средних оптовиков. И это еще не все. Я уверен, что виртуальные офисы с их круглосуточным режимом работы помогут становлению новых для Украины отраслей малого бизнеса, который уже десятилетиями существует в развитом мире. Это и доставка продуктов и готовых блюд на дом, и круглосуточные коммерческие аварийные службы. В конце концов, если у меня в десять вечера поломался телевизор, почему я должен ждать завтрашнего утра, когда заработают мастерские? Ведь я хочу досмотреть футбольный матч, и готов немедленно заплатить тому, кто приедет по такому срочному вызову!

Вы спросите, как это все организовано -- ведь в каждом из сотен виртуальных офисов не усадишь по собственной секретарше. Решающую роль играют передовые коммуникационные технологии. Звонок в адрес виртуального офиса поступает к одному из свободных в данный момент секретарей-операторов. В тот же миг на мониторе компьютера появляются вся необходимая информация об "офисе", от имени которого с клиентом будет общаться секретарь. Чтобы не вдаваться в последующие подробности, могу порекомендовать всем заинтересовавшимся "постройкой" собственного виртуального офиса позвонить по телефону 461-00-01. Вам ответит ветеринарная клиника доктора Айболита. Открою секрет: это не настоящая лечебница. Ее создали специалисты "Бипера" для того, чтобы показать возможности виртуального офиса и неограниченность сфер его использования.

Закономерным продолжением идеи виртуального офиса является виртуальный сервисный центр, базирующийся на той же технологии, однако рассчитанный на привлечение клиентов в лице крупных фирм-производителей и торговых компаний, желающих расширить деятельность своих сервисных и информационных отделов на нерабочие часы и выходные дни.

-- Представим классическую ситуацию, -- предлагает директор проекта по маркетингу Алина Фролова. — Я засиделась допоздна в офисе: на утро нужно "отксерить" двадцать экземпляров программного доклада любимого шефа. И вдруг копир заклинивает, начинают мигать какие-то непонятные лампочки... Что делать? Я набираю номер виртуального сервисного центра (поставщика аппарата) и прошу помощи. Если общими усилиями аппарат "оживить" все же не удается, диспетчер уточнит мой адрес и незамедлительно отправит сюда дежурного специалиста из службы экстренной помощи. А теперь давайте подумаем вместе: в условиях жесточайшей конкуренции какая из фирм может претендовать на успех -- та, которая готова выручить своего клиента из беды только в рабочее время, или же фирма, сервисный отдел которой работает 24 часа в сутки и 365 дней в году?

В заключение хотел бы поделиться собственным опытом: для апробирования услуги я перезвонил в "Виртуальный офис" "Бипера" (461-00-00) и поговорил с реальным секретарем. Должен признать, если бы я начинал свое дело, то проблема аренды офиса, покупки телефонной линии и найма секретаря для меня была бы уже решена.