Ваши документы — не зимняя резина

Ежегодно в мире оцифровывается около 2 миллиардов страниц документов. Такую оценку могу предположить исходя из опыта работы Reisswolf на этом рынке. Около 70% западных компаний давно избавили свои офисы от бумажных складов, где искать документы можно вечно.

Украинские компании тоже с большим энтузиазмом относятся к идее безбумажного офиса, но не всегда в состоянии реализовать ее в полном объеме из-за давно сложившихся процессов и правовых норм. Соответственно, объемы их архивов продолжают расти. Хотя, как мы видим, в последние годы на уровне государства стимулируются темпы развития электронного документооборота, вводятся изменения в виде электронных трудовых книг или онлайн-регистраций новорожденных.

Удобство и безопасность

Есть два основных фактора, которые могут убедить бизнесы передать документы на внеофисное хранение, а не накапливать горы бумаги в складах. Во-первых, это полная безопасность, во-вторых – удобство пользования.

На этапе, когда документы принимаются в архивное хранилище, они складываются в специальный архивный короб, которому присваивается уникальный штрих-код, подвязываются мета-данные. В результате сотрудники компании могут видеть онлайн все документы в данном коробе и получают возможность намного быстрее найти нужный файл. Коробы внутри архива находятся не в хаотичном порядке, как обычно это происходит на складе. В архивном хранилище этот внутренний процесс по хранению более стандартизирован. В любой момент можно отследить и найти точное местоположение того или иного короба и документа. То есть, это исключает потерю документов и стресс, связанный с их поиском в офисе.

Также короб получает постоянный адрес, который может идентифицировать внутри архива только ограниченный круг сотрудников архива. Это полностью исключает возможность того, что кто-то посторонний получит несанкционированный доступ к данным. Да и в сам архив доступ имеет очень ограниченный круг лиц. К тому же, входящий во внутрь сотрудник обязан оставлять телефоны и другие электронные устройства за пределами архива, чтобы исключить возможность фото- и видеофиксации любых документов.

Внутри ведется видеонаблюдение 24/7, и мы точно видим, кто и когда имел доступ в архив. Вся оцифрованная или проиндексированная информация поступает на серверы, которые физически находятся на территории стран Евросоюза, что одновременно решает вопрос соответствия принципам GDPR. Таким образом, возможность доступа посторонними лицами как к физической, так и к цифровой версии информации полностью исключается.

Есть еще один фактор, который для украинских компаний может быть решающим при принятии решений. Даже если вдруг в компанию придут с внеплановой проверкой, доступ к документам будет ограничен. Это очень важно в ситуациях, когда бизнесу угрожает рейдерский захват. Фактически – это спасение для бизнеса.

Цена вопроса

Что касается финансового вопроса, здесь также есть существенные преимущества архивного хранения. По наших оценкам, как минимум 10-15% офисного помещения компании отводят под ведение и хранение внутреннего документооборота. Плюс к этому, если руководство решает перевести данный вид деятельности на аутсорсинг, это также избавляет его от потребности держать у себя в штате архивариуса, который отвечает за весь внутренний процесс документооборота. Экономия очевидна – меньше площадь помещения, минус заработная плата специальному сотруднику.

Для примера возьмем стандартный киевский офис площадью в 60 кв. м и стоимостью аренды $20 за кв. м в месяц. На 10 кв. м, отведенных под хранение документов, компания может экономить $200 в месяц. Услуги архивариуса в месяц обходятся примерно в 8-10 тыс. грн. Таким образом, экономия даже по самым скромным оценкам составит около $500 в месяц.

Вместо этого компания может хранить 100 стандартных папок в 20 коробах в архиве. Стоимость абонплаты за один такой короб составит порядка 20 грн. То есть в месяц на архивное хранение компания потратит около 400 грн. Разница ощутима.

А как же компаниям работать с документами, особенно с теми, которые срочно нужны? Если сотрудник компании хочет поработать со своими документами на месте, чтобы не везти их в офис, он может приехать в архив и ему предоставят нужные документы. Поработать с ними он сможет в специальном помещении.

Также существует трехуровневая система доставки документов в офис. В зависимости от того, как быстро клиент хочет получить свои документы, он может заказать доставку бумажных версий своих документов по любому адресу в Киеве и получить их в течении 4-24 часов.

Возвращаясь к трендам, сегодня на примере европейских компаний мы видим курс на минимизацию расходов. Там понимают, что таким образом в будущем можно экономить большие деньги на раздутом штате персонала и на аренде офисных помещений. Поэтому компании принимают для себя решение передать документы в руки тех, кто занимается этим профессионально.

В Украине, несмотря на то, что сегодня только 10% компаний пользуются услугами архивного хранения, мы также видим этот быстрорастущий тренд. Причем такой сервис актуален как для небольших ФОПов, так и для крупных компаний. И мы верим, что времена избавления от складов с завалами бумаги наступят очень скоро. Ведь документы – не зимняя резина, зачем хранить их на складах?