"Компьютер будет в каждом доме и на каждом рабочем столе" – мысль, которую озвучил Билл Гейтс в начале 90-х. Прошло более десятка лет и в Украине не осталось предприятия, которое бы не пользовалось информационными технологиями. Еще несколько лет назад директор и бухгалтер предприятия с огромным скепсисом слушали про сдачу отчетности в электронном виде. А сейчас это является неотъемлемой частью работы каждого предпринимателя.
Организация любого бизнеса включает в себя принятия управленческих решений. При этом материалы для принятия решений, необходимая информация и сами решения представляются в виде служебных документов. Организация работы со служебными документами – это обеспечение сохранности необходимой информации для её быстрого поиска и использования.
Но часто бывает, что работа с документами занимает большую часть времени, и на организацию предприятия не остается времени. Обратимся к статистике:
- 30% времени уходит на поиск нужного документа;
- 6% документов бесследно исчезают;
- каждый внутренний документ копируется до двадцати раз.
При внедрении электронного документооборота на предприятии эффективность деятельности возрастает на 20-25%, а затраты на хранение документов в электронном виде сокращается на 80%. Поэтому автоматизация работы с документами, которые циркулируют в организации, имеет важнейшее значение для повышения эффективности деятельности системы управления в целом.
Стоит отметить, что электронный документооборот возможен не только внутри организации, но и за ее пределами.Сегодня любое предприятие имеет возможность обмениваться первичными документами со своими контрагентами – это регламентируется Налоговым Кодексом Украины. Для обмена актами, счетами и налоговыми накладными достаточно иметь всего лишь одну систему электронного документооборота, которая будет хранить все документы в одной базе. При задействовании информационных технологий организация избавляется от необходимости печатать и хранить горы бумаг, вести их реестр, ведь вся документация может содержаться в одной структурированной базе.
Если внедрение передовых технологии, не разобьется об украинский менталитет, часто не воспринимающий инновации, у нашей страны есть шанс вплотную приблизиться к тем странам мира, для которых истинно выражение "время – деньги".
Источник: me-doc.com.ua